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Die Jobcenter Basisversion bildet zentrale Informationen und typische Anliegen aus dem Jobcenter-Alltag ab. Im Onboarding lernen die teilnehmenden Häuser, diese Grundlage um eigene Informationen, Inhalte und Abläufe zu ergänzen und auf ihre individuellen Anforderungen zuzuschneiden.
So entsteht für jedes Haus ein eigener Chatbot, der die lokalen Gegebenheiten berücksichtigt. Gleichzeitig werden die gemeinsamen Inhalte zentral gepflegt und kontinuierlich weiterentwickelt. Davon profitieren alle Mitgliedsorganisationen.
Die Plattform steht allen Mitgliedsorganisationen der K4K offen. Neben der gemeinsamen Jobcenter Basisversion können sie in ihrem eigenen Mandanten weitere Bots für andere Themen und Anwendungsbereiche erstellen und so den Einsatz der Plattform bedarfsgerecht erweitern.
Das Onboarding für die Jobcenter Basisversion verbindet gemeinsame Schulungen mit der eigenständigen Arbeit in den Häusern und folgt einem strukturierten Ablauf:
Vorbereitung: Die teilnehmenden Häuser klären interne Zuständigkeiten, schaffen die technischen Voraussetzungen und stellen ihre lokalen Informationen zusammen.
Onboarding-Woche: Zum Auftakt lernen die Teilnehmenden die Plattform in interaktiven Schulungseinheiten kennen und wenden das Gelernte direkt an. Anschließend ergänzen sie die Jobcenter Basisversion eigenständig um ihre lokalen Inhalte. In den täglichen gemeinsamen Terminen werden die Ergebnisse besprochen, Erfahrungen und Best Practices ausgetauscht sowie offene Fragen geklärt. Am Ende der Woche steht ein einsatzbereiter Chatbot.
Betrieb und Weiterentwicklung: Nach dem Onboarding können die Häuser ihren Chatbot direkt in Betrieb nehmen. Erfahrungen aus der Praxis und neue Anforderungen fließen über die Produkt-Community in die gemeinsame Weiterentwicklung ein.
Mit Abschluss des Onboardings werden die teilnehmenden Häuser in die Produkt-Community und das Sounding Board eingebunden. In der Produkt-Community tauschen sie Erfahrungen aus dem Betrieb aus, bringen neue Anforderungen ein und gestalten die produktorientierte Weiterentwicklung der Plattform aktiv mit.
Das Sounding Board bietet ergänzend einen eigenständigen Rahmen für die fachliche Reflexion und Governance. Hier werden übergeordnete Fragestellungen und fachliche Leitplanken betrachtet.
Die K4K bündelt die Impulse aus beiden Gremien, bewertet deren Nutzen für die Gemeinschaft und koordiniert die weitere Umsetzung. So können Lösungen, die aus den Anforderungen eines einzelnen Hauses entstehen, einen Mehrwert für alle schaffen.
Der Rollout der K4K Chatbot-Plattform wird kontinuierlich fortgesetzt. Weitere Mitgliedsorganisationen werden in den kommenden Onboarding-Wellen eingebunden. Dabei profitieren die teilnehmenden Häuser von den bisherigen Erfahrungen und dem gemeinsamen Austausch. Gleichzeitig fließen neue Erkenntnisse und Anforderungen in die Weiterentwicklung der Plattform ein.
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