Ein großer Schritt für die digitale Transformation in der kommunalen Verwaltung: Die gemeinschaftlich entwickelte Chatbot-Basisversion für Kommunale Jobcenter (KJC) hat die Projektstufe 3 erfolgreich gemeistert. Während der Testbetrieb bereits auf Hochtouren läuft, hat der Lenkungsausschuss am 13. Juli diesen Abschluss offiziell festgestellt und den Übergang in den Produktivbetrieb eingeleitet.

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Aktuell wird das System vom Kern- und Entwicklungsteam unserer KJC-Community auf Herzund Nieren geprüft, um eine reibungslose Roll-out-Fähigkeit zu garantieren. Aus der Praxis für die Praxis: Dieses Versprechen lösen wir nun ein.

Was genau ist die Basisversion? Und wie viel Arbeit steckt für die KJCs dahinter?

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Rund um das Projekt erreichen uns aktuell viele Fragen von interessierten Kommunen, vor allem zum konkreten Aufwand vor Ort.

Die Antwort ist denkbar unkompliziert, denn wir haben uns an einem klaren Prinzip orientiert: Das Fundament steht, die Details bestimmen Sie.

Auf einer hohen Abstraktionsebene lässt sich die Basisversion wie ein schlüsselfertiges Haus verstehen:

• Der Standard: Die technologische Plattform, die Struktur und die Antworten auf die am häufigsten vorkommenden Standardanliegen der Bürgerinnen und Bürger sind bereits komplett vordefiniert und einsatzbereit. Hier müssen die einzelnen Jobcenter keinerlei Entwicklungsarbeit leisten.
• Die Individualisierung: Jedes Kommunale Jobcenter hat lokale Besonderheiten. Diese lassen sich mit minimalem Aufwand und ganz ohne IT- oder Programmierkenntnisse im System einpflegen.     Der gesamte Onboarding-Prozess in einem KJC wird innerhalb einer Woche abgeschlossen, danach steht der Chat- und Voicebot den Bürgerinnen und  Bürgern zur Verfügung.
     
     

Drei konkrete Beispiele aus der Praxis:

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1. Lokale Rahmenbedingungen: Sie können dynamische Daten wie die spezifischen Öffnungszeiten Ihres Jobcenters oder direkte Verlinkungen zu Ihren lokalen Online-Anträgen im Handumdrehen anpassen.
2. Die Identität des Bots: Sie entscheiden selbst über die Rollenbeschreibung und Persona des digitalen Assistenten. Soll der Bot eher formell auftreten oder die Bürgerinnen und Bürger nahbar     und in einfacher Sprache durch das Menü führen? Das legen Sie mit wenigen Klicks fest.
3. Darüber hinaus stehen zahlreiche Prozesse für die Beantwortung wiederkehrender Routine-Anliegen bereit , vom Leistungsbezug bis Antragstellung.
      
      

Die Highlight-Features auf einen Blick

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Die Basisversion deckt bereits zum Start die wichtigsten Anliegen ab, die tagtäglich die Telefonleitungen und Postfächer der Jobcenter blockieren. Zu den ausgewählten Highlights gehören:

• Anträge stellen: Verständliche Führung durch den Dschungel der Antragsprozesse
• Dokumenten-Check: Hinweise, welche Nachweise für das jeweilige Anliegen erforderlich sind
• Leistungsfragen einfach erklärt: Verständliche und fachlich fundierte Informationen, beispielsweise zu Einkommen, Vermögen oder den Kosten der Unterkunft
• Leistungswegweiser: Orientierung zu Leistungen, Zuständigkeiten und vorrangigen Ansprüchen
• Prozesse transparent machen:  Informationen zu wichtigen Abläufen, etwa was bei einem geplanten Umzug zu  beachten ist
• Förderung der digitalen Kommunikation: Werbemittel zu den digitalen Angeboten der Jobcenter
• Schnelle Orientierung: Der richtige Ansprechpartner und passende Kontaktweg
• Formulare & Informationen: Schnelles Auffinden von Formularen und weiterführenden Informationen
     
     

Großes Interesse und Roll-out in Wellen

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Im Netzwerk ist die Vorfreude spürbar: Einige Kommunale Jobcenter können es kaum noch abwarten, den Bot endlich auf ihren Websites einzubinden und live zu schalten. Die hohe Zahl der eingegangenen Interessensbekundungen bestätigt uns darin, dass wir genau den Nerv der Praxis getroffen haben.

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Um eine optimale Betreuung und einen reibungslosen Start für jedes einzelne Jobcenter zu gewährleisten, wird der Roll-out strukturiert in mehreren Wellen erfolgen. Direkt nach der Schaffung aller rechtlichen Grundlagen in Form der bindenden Vertragsabschlüsse kann es losgehen. Die erste Welle ist geplant für die zweite Julihälfte.

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Ihr Jobcenter soll bei den nächstenSchritten dabei sein?

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Die Jobcenter-Basisversion zeigt, was interkommunale Zusammenarbeit in einer Genossenschaft bewegen kann: Gemeinsam entwickeln, Kosten teilen und maßkonfektionierte Lösungen erhalten. Wenn auch Sie Ihre Prozesse entlasten und den Bürgerservice digitaler gestalten möchten, nehmen Sie Kontakt mit unserem Projektteam auf!

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